Как отвечать на негативные отзывы

Как правильно отвечать на положительные и негативные отзывы клиентов

Очень давно я писал статью о том, как агитировать клиентов на написание отзыва для интернет-магазина. Ведь молодому магазину, так часто не хватает положительных отзывов от клиентов. Сегодня хочу затронуть другую сторону медали. А именно, как отвечать на отзывы клиентов, как положительные, так и отрицательные. У меня, при небольшой агитации покупателей появлялось около 50 отзывов в неделю на Яндекс.Маркете. Во времена, когда мы активно набирали рейтинг и отзывы, могло быть и значительно больше отзывов за неделю. Естественно, на эти отзывы необходимо отвечать, иначе у читающего может сложиться впечатление, что магазин очень далек от своих клиентов. Это не добавит лояльности к вашему магазину.

Для начала, хочу сказать, что не стоит боятся негативных отзывов по нескольким причинам:

Конечно, стоит упомянуть и то, что недовольные клиенты, считают чуть ли не своим долгом отомстить (написать негативный отзыв). А вот клиент довольный, особо-то и не рвется оставлять хвалебный отзыв.

Поэтому, если у вас большое количество негативных отзывов, то вы либо действительно не очень хорошо работаете, либо не агитируете своих довольных клиентов оставлять отзывы. Ссылку, как это можно делать, я указал в начале этой статьи. Кстати, крайне не рекомендую писать положительные отзывы собственными руками. Клиенты это чувствуют достаточно хорошо, на интуитивном уровне.

Хорошая новость в том, что многие отрицательные отзывы, можно обыграть таким образом, что они будут восприниматься как положительные. Очень часто, клиенты пишут плохие отзывы на эмоциях, порой переходя на личности, использую необоснованные обзывательства в адрес руководства магазина или сотрудников. Такие отзывы легко нейтрализовать или даже использовать в свою пользу. Как это сделать, вы поймете только на практике, если изучите основные правила работы с негативными отзывами. Универсального ответа тут дать нельзя, т.к. отзывы всегда разные.

Также негативные отзывы могут быть заказные. Например, от ваших конкурентов. Часто, подобными отзывами промышляют те конкуренты, которые не в состоянии с вами честно конкурировать. И часто это происходит тогда, когда у вас еще мало отзывов. Тогда их несколько отзывов на общем фоне составляют большую часть. А вот когда у вас отзывов много, то конкурентам значительно сложнее нанести вам вред, т.к. их отзывы просто потеряются в общей массе.

Конечно, с подобными вещами необходимо бороться и писать в службу поддержки того сайта, где эти отзывы размещаются. Но, например, с Я.Маркетом, если отзыв прошел модерацию, очень сложно «бодаться» по этому поводу. Хотя мы раз 5 или 6 подобные отзывы убирали, когда предоставляли убедительные доказательства, что подобных клиентов у нас не было. Благо, конкурентам не так просто оставить фейковый отзыв на Яндекс.Маркете.

Ну да ладно, надеюсь выше описанные вещи и так понятны большинству читателей. Давайте уже переходить, собственно, к тем правилам, которых нужно придерживаться при написании ответа на негативный отзыв клиента:

Правило первое. Как уже писал выше, многие негативные отзывы пишутся на эмоциях. Даже очень хороший и позитивный человек, может в такие моменты написать кучу отборного дерьма вам в отзыв. Ваше правило, не делать того же самого. Т.е. не стоит подключать эмоции. Тут как в политике, как только ваш геополитический противник заставит вас действовать на эмоциях, так вы сразу подпишитесь на игру по его правилам. И он вас запросто переиграет. Помните, негатив порождает еще больший негатив. Ни в коем случае не переходите на личности. Есть такая мудрость, что если на вас лает собака, то не нужно становиться на четвереньки и лаять ей в ответ!

Правило второе. Поблагодарите клиента за отзыв. Да, именно поблагодарите, какой бы неприятный отзыв не был. Людям вспыльчивым это сделать порой трудно… мол как же так, он только что мне буквально в лицо плюнул, а я его за это поблагодарить должен?! Но это нужно сделать и перешагнуть через себя. Репутация дороже! Понимайте, что вы пишите ответ не только ему, но и для всех остальных. Тому, кому вы напишите ответ, возможно к вам уже не вернется никогда, а вот другие клиенты будут читать этот отзыв много раз и принимать решение, стоит у вас заказывать товар или не стоит.

Человек подсознательно встает на сторону того, кто вежливо общается и благодарит своего оппонента, за его мнение. Поблагодарите, его хотя бы за то, что он уделил столько времени на написание этого отзыва.

Правило третье. Извинитесь перед клиентом за сложившуюся ситуацию. Мол, от лица коллектива, или даже директора магазина, приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию. Многим клиентам льстит, что на их отзыв отреагировало высшее руководство магазина, а не кто-то безликий. Также понимайте, что вы переписывайтесь с клиентом не в реальном времени, и к тому моменту, когда он будет читать ваш ответ, он уже остынет. У меня бывали случаи, когда клиент в ответе на наш ответ ему, извинялся, что чрезмерно перегнул палку и все было почти нормально, если бы не одно малюсенькое «но», о котором он уже и забыл почти.

Правило четвертое. Старайтесь максимально избегать споров с клиентом. Т.е. говорить, что он не прав, и ситуация выглядела совсем иначе или не так критично, как об этом пишет клиент в отзыве. Тут стоит понимать, что большинство клиентов хотят своим отзывом вас «наказать», и естественно большинство людей начинают преувеличивать в свою пользу. Например, вместо того, что ваш курьер опоздал на 10 минут, человек может запросто написать 30 минут или даже час. Конечно, иногда невозможно избежать спора, но старайтесь максимально его избегать.

Правило пятое. Обращайтесь к клиенту по имени. Людям подсознательно нравится, когда к ним обращаются по имени.

Например, на Яндекс.Маркете, в ряде случаев можно видеть фамилию и имя клиента. Иногда они могут быть написаны латинскими буквами. Но бывает, когда имя скрыто самим пользователем (анонимный отзыв) или вместо имени никнейм. Определить имя клиента, можно по номеру заказа, если он указан в отзыве. Конечно в том случае, если вы ведете свою базу клиентов.

Правило шестое. Выражайте негодование, мол, не понятно, как такое вообще могло произойти. Но в случаях, когда это уместно и количество отрицательных отзывов у вас не велико. Не перегибайте палку, чтобы не было слишком наигранно.

Правило седьмое. Расскажите, почему так произошло, если вы уже успели разобраться в ситуации. Не лишним будет признать свою ошибку, даже если она от вас не зависит. Например, вот так:

К сожалению, по пути к Вам, у курьера-водителя сломался автомобиль, и он не смог доставить вам товар вовремя. Конечно же, это не снимает с нас ответственности, за несоблюдение сроков доставки. Приносим свои извинения за доставленные неудобства!

Правило восьмое. Старайтесь превращать минусы в плюсы. Бывает так, что как бы вежливо вы не ответили на отзыв, он все равно воспринимается негативно. Например, клиент хотел забрать товар самовывозом (в реальности хотел его «пощупать» перед покупкой), а самовывоз у вас оказался платным. И он пишет негативный отзыв, что какие вы нехорошие, 50 рублей с него содрали за самовывоз… В этом случае, можно написать что-то в этом духе:

Здравствуйте, уважаемый %ИМЯ КЛИЕНТА%. Спасибо за отзыв! Вы совершенно правы, у нас, действительно, платный самовывоз. Мы пошли на такой шаг, 10 раз подумав, прежде чем сделать. По статистике, 97% наших клиентов заказывают доставку товара на дом. Мы заботимся о наших клиентах, и стараемся держать максимально низкие цены на все товары в интернет-магазине. Такая лояльная ценовая политика, не дает нам возможности делать сверхприбыли. И к сожалению, для 3% клиентов, которые пользуются самовывозом, мы вынуждены были ввести небольшую плату, чтобы окупать стоимость аренды и транспортные расходы. (т.к. товар в пункт самовывоза доставляется со склада поставщика). Иначе бы, мы должны были поднять немного цены для всех клиентов. А это, согласитесь, несправедливо для основной массы (97%) наших клиентов. От лица всего коллектива нашего магазина, приносим Вам свои извинения за доставленные неудобства!

Не совсем красиво, конечно, получилось… можно подретушировать. Но смысл, я надеюсь, понятен. Т.е. мы как бы превращаем взимание 50 рублей, из минуса для одних, в плюс для других (кто будет читать этот отзыв). Еще и нахваливаем себя на низкие цены. Этот пример, конечно, вымышленный.

Вы должны писать в своем ответе, реальные плюсы своего магазина, а не придумывать себе красивую легенду. Поэтому рекомендую заранее подумать, какие плюсы у вас есть в арсенале.

Правило девятое. Сообщайте о решении проблемы. Если вы решили проблему клиента, то напишите это в ответе на отзыв. Мол, так и так, приносим извинения, проблема решена. Если есть виновные со стороны магазина, то можно так и написать – «виновные наказаны!». Некоторым людям нравится, когда по их указке, руководство принимает меры.

Если отзыв размещен на Яндекс.Маркете, то там есть такая возможность для клиента, как указание того, что проблема решена. Тогда негативный отзыв, не будет участвовать в расчете рейтинга вашего магазина.

Иногда, проблему можно решить, даже не отвечая на отзыв. Порой достаточно взять телефонную трубку и позвонить клиенту. Выяснив, чем же, он не доволен. Возможно проблему можно решить по телефону. Если проблема решена, то попросите клиента, указать на Я.Маркете, что проблема решена или вообще удалить свой отзыв.

В то время, когда я занимался разруливанием сложных отзывов. Я звонил клиенту и представлялся сотрудником «службы контроля качества» магазина. Хотя такой службы у нас в помине не было. Выяснял причину реального недовольства клиента и при каких обстоятельствах это произошло. По возможности решал вопрос по телефону. Если не получалось, уже после писал ответ на отзыв, с учетом уточненных данных по телефону.

Правило десятое. Отвечайте на отзывы своевременно. Не затягивайте с ответом на негативный отзыв клиента. Но и не рвитесь отвечать сразу, в первые же минуты. Дайте клиенту немножко остыть от эмоций.

С положительными отзывами все гораздо проще. Если их не много, то можно отвечать индивидуально. Если вы агитируете своих клиентов на написание, и отзывов реально большое количество, то для ответа вполне подходят шаблонные варианты. Почитаете свои отзывы, и проанализируете, за что и в какой форме вас обычно хвалят, и вы сразу поймете какие шаблоны вам нужно написать. Чтобы в дальнейшем делать обычный копипаст.

Рекомендую, не забывать подставлять имя клиента в шаблон, чтобы обращение к нему было персональным. Обычно вполне достаточно 10-15 шаблонных фраз. Не стесняйтесь писать шаблонные ответы, это нормальная практика интернет-магазинов. Если отзыв, большой и подробный, то не лишним будет написать индивидуальный ответ клиенту.

Ну и в завершении, хочется пожелать вам крепких нервов в работе с недовольными клиентами. Поменьше негативных отзывов и большое количество положительных! Буду признателен, если в комментариях, вы поделитесь своим опытом работы с отзывами клиентов.

Комментарии

Полезная и простая статья. Спасибо.

Анна, спасибо за отзыв! 🙂

да, спасибо! особенно за практические примеры

Рад, что информация оказалась полезной.

Лучший инструмент для борьбы с негативом в сети — это компания Ваш-рейтинг.рф

Они контролируют репутацию на сайтах-отзовиках, увеличивают продажи через отзывы, а также улучшают общую оценку компании пользователями.

Вот и реклама подоспела… ))) Анастасия, сайт которому меньше месяца и имеющего посещаемость стремящуюся к нулю — не может что-либо контролировать, увеличивать продажи и т.д. Не вводите людей в заблуждение!

Но и топовые serm/orm-агентства не сразу появились и имели 10 лет опыта на старте. Да и потом, быть может, это просто новый домен?) Или же, компания занимающаяся различными направлениями, то же создание и продвижение сайтов, сделала отдельную страницу под управление репутацией..

Ни одно агентство не будет работать лучше, чем правильный штатный сотрудник, работающий с негативом. Негатив он бывает очень разным, и агентство самостоятельно может отработать только легкие случаи. В тяжелых нужно разбираться находясь «внутри» компании. В противном случае клиент получит ответ «на отвали» — а это породит еще больший негатив с его стороны!

Работа с негативными отзывами и реакция на них

Недовольные, обиженные клиенты будут всегда, так как каждый из нас уникален и сложно угодить всем, поэтому и негативные отзывы будут преследовать все компании на протяжении всего их существования.

Любой негативный отзыв может иметь положительные стороны. Необходимо рассматривать каждый новый отзыв негативной тональности как источник перемен и как дальнейшее развитие компании. Обратная связь от нашей аудитории может дать нам значимую информацию о том, как можно улучшить качество продукции или услуги. Результаты не заставят вас ждать.

Помните всегда о том, что ваша цель — это достичь взаимовыгодного решения проблемы и тем самым вернуть доверие к компании.Целевая аудитория компании должна быть уверена, что к устранению проблем вы подойдете с полной ответственностью и пониманием. Надо научиться учитывать, и интересы компании, и интересы обиженного клиента.

Какими навыками должен владеть сотрудник, который занимается в компании обработкой таких отзывов, и о чем он всегда должен помнить:

1. В первую очередь сохранять спокойствие.

Зачастую сотрудник начинает паниковать и нервничать при обнаружении такого отзыва. Это естественная психологическая реакция человека на негатив.

2. Не принимать негатив на свой счет.

Помните, что он адресован компании.

3. Опираться на логику, никаких эмоций.

Эмоции мешают конструктивному выстраиванию диалога.

4. Слышать клиента (автора отзыва).

Внимательно перечитывайте отзыв, каждое предложение, каждое слово.

5. Смотреть на проблему глазами автора, а не сотрудника компании.

Тогда вы поймете, какого ответа, и каких действий он ждет.

6. Создавать атмосферу сотрудничества.

Обиженный клиент или партнер должен быть уверенным, что вы готовы помочь ему. Покажите ему свое искреннее стремление урегулировать ситуацию.

7. Не вызывать обиды или недовольства у автора, выражая свое несогласие относительно описываемой ситуации.

8. Не вступать в ожесточенный спор.

Человеку свойственно отвечать на грубость грубостью, особенно в сети. Забудьте о враждебном и пренебрежительном тоне — это усугубит ваше положение.

9. Избегать шаблонных ответов.

Человек хочет быть уникальным.

10. Использовать в свои ответах метод «перефразирования».

Это поможет устранить возможные недоразумения, обеспечит лучшее взаимопонимание. Автор увидит, что вы подошли к изучению его проблемы с полной серьезностью и готовы к сотрудничеству.

11. Избегать в ответах таких слов как «но», «однако», «тем не менее», «все же».

Они могут быть восприняты как возражение.

12. Быть оперативным.

Чем быстрее найдете взаимовыгодное соглашение (обязательно резюмировать его в комментариях), тем лучше. Негативные эмоции имеют свойство накапливаться.

Пишите автору слова благодарности, пишите ему что-то хорошее о нем, тешьте его ЭГО. Ему сложно будет испытывать неприязнь к компании. Он почувствует свою значимость. Из курса психологии мы знаем, что для человека очень важно чувство собственной значимости.

Все наши действия видят пользователи Интернета, поэтому не весь диалог с автором должен быть открытым. Вот как должен выглядеть диалог для широкой публики:

(извинения, перефразирование, запрос дополнительной информации)

(информирование о том, что дальнейшее общение будет происходить в личных сообщениях (сослаться на этические стандарты компании).

резюме принятого взаимовыгодного решения проблемы.

информирование о благополучном исходе, о выполненных обещаниях (компания не бросает слов на ветер).

Реагируйте на отзывы. Само собой ничего не решается. Это может вам аукнуться в будущем и серьезно ударить по вашей репутации, так как информация, попавшая в сеть, остается там навсегда.

Нерешенные проблемы клиентов, партнеров и т.д., мешают работе организации, а это оставляет след на репутации компании.

Комментарий в ветке обсуждения в официальной группе компании во ВКонтакте. Отсутствие реакции на отзыв. Недопустимо, тем более в официальной группе.

Отзыв в официальной группе компании во ВКонтакте. Отсутствие оперативности. Реакция последовала только через 5 дней. Отсутствие информационного комментария об исходе описываемой ситуации. Нужно было прокомментировать то, что Алексей получил свой подарок и доволен.

Шаблонный ответ представителя компании.

Пример удачного реагирования на отзыв. Компания оперативно среагировала не только на отзыв, но и устранила проблему в тот же день. Автор отзыва извинилась и оставила слова благодарности.

Оперативная реакция на отзыв. В этом ответе сотрудник компании сохраняет спокойствие, не паникует. Четкое понимание того, что отзыв адресован компании, а не лично ему, четкий конструктивный ответ без эмоций. Жалоба клиента услышана, нет несогласия с высказыванием недовольного клиента. Создана атмосфера сотрудничества. Клиент ответил благодарностью за внимание к его проблеме.

Каждый негативный комментарий дает возможность улучшить процессы в компании, следует лишь правильно среагировать на них. Поэтому не стоит переживать, бояться и избегать коммуникаций с недовольными клиентами.

«Становится известно как стойки сосна и кипарис,

лишь с наступлением холодного сезона»

Салакаева Мадина (Ведущий специалист по работе с негативом, Reputation Guru)

Комментарии:

Ближайшие события

Типичные ошибки при запуске контекстной рекламы в Яндекс.Директе и Google AdWords

Механика бизнес-моделей работы по CPA в социальных сетях + успешные кейсы

Самые интересные статьи, обзоры и размышления —

© Cossa. При воспроизведении редакционных материалов сайта обязательна установка активной гиперссылки на источник — страницу с этой публикацией на Cossa.ru.

Статьи

Вход на cossa.ru

Выбирай любой вариант входа:

Используйте свой аккаунт в социальной сети Facebook или Twitter, чтобы пользоваться сайтом

Источники:
Как отвечать на негативные отзывы
Рассматриваем 10 основных правил при работе с негативными отзывами ваших клиентов. Заставляем негативный отзыв работать на имидж магазина. А также отвечаем на положительные отзывы.
http://sa1nikov.ru/kak-pravilno-otvechat-na-polozhitelnye-negativnye-otzyvy/
Работа с негативными отзывами и реакция на них
В этой статье вы узнаете, как правильнее всего реагировать на негатив от ваших клиентов и партнеров.
http://www.cossa.ru/155/88276/

(Visited 15 times, 1 visits today)